Privatlivspolitik

GlobeSearch Management A/S, der også driver virksomhed under binavnet GlobeSearch A/S, er dataansvarlig for den behandling, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

GlobeSearch Management A/S (binavn: GlobeSearch A/S)
Forbindelsesvej 12, 1.th.
2100 København Ø, Danmark
CVR: 19441806
Henvendelser om databeskyttelse: gdpr@globesearch.dk

Vi indsamler persondata direkte fra dig, for eksempel når du indsender dit CV, opretter en kandidatprofil, kontakter os vedrørende en stilling eller deltager i en rekrutteringsproces.

Det er frivilligt at give os dine oplysninger. Der er ingen lovkrav eller aftalekrav om, at du skal give dem. Hvis du ikke giver os de oplysninger, vi beder om, for eksempel kontaktoplysninger, CV eller samtykke i vores formularer, kan vi ikke registrere dig som kandidat, behandle din ansøgning eller tage kontakt til dig om relevante stillinger.

Hvor det er relevant, indsamler vi også professionelle oplysninger fra andre kilder, såsom LinkedIn, virksomheders hjemmesider og professionelle netværk. Vi kan desuden modtage oplysninger fra kunder, professionelle kontakter eller referencer i forbindelse med en rekrutteringsopgave.

Når vi indsamler oplysninger om dig fra andre kilder end dig selv, giver vi dig de oplysninger, som GDPR artikel 14 kræver, inden for fristerne i artikel 14, stk. 3: Inden for en rimelig frist og senest en måned efter indsamlingen, senest ved vores første henvendelse til dig, hvis oplysningerne bruges til at kontakte dig, og senest ved første videregivelse, hvis oplysningerne skal videregives til en anden modtager. Vi undlader kun at give oplysningerne, hvis en af undtagelserne i artikel 14, stk. 5, finder anvendelse, og vi dokumenterer vurderingen.

Kandidatoplysninger, som GlobeSearch tidligere har behandlet i Teamtailor, er overført til Talentplay. Den tekniske overførsel ændrer ikke i sig selv det oprindelige formål med behandlingen eller retsgrundlaget, og den fortsatte behandling sker på de oprindelige lovlige vilkår. Hvis vi ønsker at behandle dine oplysninger til et nyt formål, giver vi dig de nødvendige oplysninger, før den videre behandling begynder. En opdatering af denne privatlivspolitik opfylder ikke nødvendigvis vores pligt til at informere dig individuelt.

Vi behandler persondata med henblik på at drive vores executive search-, rekrutterings- og karriereydelser. Retsgrundlaget afhænger af formålet med behandlingen og af din relation til GlobeSearch. Ikke alle kandidater er omfattet af det samme retsgrundlag.

• Historiske kandidater med gyldigt samtykke (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a): Hvis du har givet GlobeSearch et gyldigt samtykke, herunder via vores tidligere system Teamtailor, behandler vi dine oplysninger på grundlag af samtykket og inden for dets oprindelige vilkår, formål og varighed.
• Andre historiske kandidater: Behandlingen fortsætter kun på det dokumenterede retsgrundlag, som den oprindeligt skete på. Hvis grundlaget ikke kan dokumenteres, antager vi ikke et nyt.
• Kandidatresearch og executive search (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f): GlobeSearch har en legitim interesse i at identificere, researche og kontakte relevante fagfolk til konkrete eller forventede executive search-opgaver og i at vurdere deres faglige match. Vi anvender kun dette grundlag, når en dokumenteret interesseafvejning viser, at dine interesser og grundlæggende rettigheder ikke går forud for interessen, når behandlingen er begrænset til professionelle oplysninger, og når du modtager de oplysninger, du har krav på.
• Konkrete rekrutteringsopgaver (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og f): Når du på egen anmodning deltager i en konkret proces, kan behandling, der er nødvendig for at træffe foranstaltninger forud for en eventuel ansættelseskontrakt, ske efter litra b. Anden behandling i opgaven, såsom vores vurdering og præsentation for kunden, vurderes særskilt og kan ske på grundlag af legitim interesse.

Et samtykke erstattes aldrig automatisk af legitim interesse.

Konkret kan vi bruge dine persondata til at:

• Vedligeholde og administrere vores professionelle kandidatdatabase.
• Identificere og researche kandidater, der kan være relevante for nuværende eller fremtidige rekrutteringsopgaver.
• Vurdere din professionelle erfaring, dine kvalifikationer og din baggrund i forhold til relevante muligheder.
• Kontakte dig om karrieremuligheder, der kan være relevante for din profil, erfaring og dine præferencer.
• Håndtere og gennemføre konkrete rekrutteringsopgaver, som du deltager i.
• Udarbejde og præsentere relevante kandidatoplysninger for en kunde i forbindelse med en konkret rekrutteringsopgave.
• Vedligeholde vores registre og levere vores rekrutteringsydelser til kunder.

Vi behandler persondata, der er relevante og nødvendige for vores rekrutterings- og karriereydelser. De oplysninger, vi behandler, kan omfatte:

• Navn og kontaktoplysninger
• Professionel profil og ansættelseshistorik
• Uddannelse, kvalifikationer, kurser og sprogkundskaber
• CV og andre oplysninger, der gives af eller om dig i forbindelse med rekrutteringsaktiviteter
• Oplysninger, der er relevante for en konkret rekrutteringsopgave eller karrieremulighed
• Oplysninger om din interaktion med GlobeSearch og Talentplay, herunder dine præferencer og din kommunikation
• Professionelle oplysninger fra andre kilder, hvor det er relevant for rekrutteringsaktiviteter

Vi behandler kun oplysninger, der er relevante for de formål, som er beskrevet i denne privatlivspolitik, og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi søger ikke at indsamle særlige kategorier af persondata (såsom helbredsoplysninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, politiske holdninger, seksuel orientering eller race eller etnisk oprindelse). Hvis du alligevel deler sådanne oplysninger med os, registrerer eller bruger vi dem ikke i vores kandidatdatabase, research, matching eller vurderinger, medmindre en konkret betingelse i GDPR artikel 9 finder anvendelse, og behandlingen er nødvendig.

Vi bruger persondata til at drive vores rekrutteringsydelser og vedligeholde en opdateret professionel kandidatdatabase.

Det omfatter:

• At identificere og matche kandidater med relevante nuværende eller fremtidige muligheder.
• At vurdere professionel erfaring, kvalifikationer og egnethed til konkrete rekrutteringsopgaver.
• At kommunikere med kandidater om relevante karrieremuligheder.
• At gennemføre rekrutteringsopgaver på vegne af vores kunder.
• At udarbejde kandidatprofiler og andet relevant materiale til konkrete rekrutteringsopgaver.
• At præsentere kandidater for kunder, når det indgår i en konkret rekrutteringsproces.
• At vedligeholde og levere vores ydelser til vores kunder.

Vi kan bruge Talentplay og anden teknologi, herunder AI-assisterede værktøjer, til at understøtte research, strukturering af oplysninger, matching, opsummering og udarbejdelse af rekrutteringsmateriale. Værktøjerne træffer ikke selvstændigt rekrutteringsbeslutninger. En GlobeSearch-konsulent gennemgår resultatet og træffer beslutning om din egnethed og eventuelle næste skridt.

Optagelse af interviews og møder. Med dit aktive samtykke kan vi optage interviews eller møder med dig for at understøtte AI-assisteret transskribering og udarbejdelse af et struktureret mødereferat i Talentplay. Du kan til enhver tid afslå og fortsætte mødet med almindelige manuelle noter i stedet. Et afslag har ingen betydning for dit kandidatur.

Inden en optagelse starter, beder vi dig om ikke at oplyse følsomme oplysninger, som ikke er nødvendige for rekrutteringsprocessen. En konsulent gennemgår mødereferatet, før det gemmes på din kandidatprofil, og fjerner passager med særlige kategorier af persondata, medmindre en konkret betingelse i GDPR artikel 9 finder anvendelse, og behandlingen er nødvendig. Lydoptagelsen og den fulde transskribering opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at udarbejde og kvalitetssikre mødereferatet, og slettes derefter efter vores gældende procedurer for optagelser.

Kunder. Når du deltager i en konkret search-opgave, kan vi dele relevante persondata om dig, såsom dit CV, din professionelle baggrund, dine kvalifikationer, din motivation og vores vurdering af din egnethed, med den pågældende kundeorganisation. Dit kandidatmateriale videregives først til en kunde, når en GlobeSearch-konsulent har godkendt det. Før dit materiale præsenteres, oplyser vi dig om, hvilken kunde der er tale om, og vi indhenter din bekræftelse, hvor det kræves. Kunden bliver selvstændig dataansvarlig for sin efterfølgende brug af oplysningerne.

Databehandlere. Vi bruger betroede leverandører, der behandler persondata på vores vegne, herunder udbydere af rekrutteringssystemer (Talentplay), hosting og databaser, AI-tjenester, e-mailudsendelse og andre it-tjenester.

Behandling uden for EU/EØS. Oplysninger, der indsendes via denne hjemmeside, opbevares i en database i EU (Irland). Noget behandling kan dog finde sted uden for EU/EØS, navnlig gennem:

• AI-udbydere, der bruges til AI-assisteret analyse, strukturering og transskribering, herunder Google (Gemini) og OpenAI (GPT), via AI-gatewayen hos vores platformsleverandør Lovable.
• Lovables administrerede e-mailtjeneste, der sender system- og kontomails.
• Andre it-udbydere, såsom Microsoft (kalenderintegration) og Firecrawl (hentning af offentlige websider, for eksempel jobopslag), hvor de anvendes i et konkret tilfælde.

En overførsel til et land uden for EU/EØS må kun ske på grundlag af en overførselsmekanisme efter GDPR kapitel V, for eksempel en afgørelse fra Europa-Kommissionen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (herunder EU-US Data Privacy Framework for certificerede modtagere) eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Lovables offentliggjorte databehandleraftale henviser til EU's standardkontraktbestemmelser ved overførsler uden for EU/EØS, og Microsofts offentliggjorte databeskyttelsesvilkår henviser til standardkontraktbestemmelser og EU-US Data Privacy Framework. Vi er ved at bekræfte, at disse vilkår gælder for vores konkrete abonnementer, og hvilken garanti der gælder for Firecrawl. Du kan til enhver tid få oplyst, hvilke udbydere der behandler dine oplysninger uden for EU/EØS, og hvilken garanti der gælder, og få en kopi af de relevante garantier ved at skrive til gdpr@globesearch.dk.

Vi deler kun oplysninger, der er relevante og nødvendige for de formål, som er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Vi opbevarer kun persondata, så længe det er nødvendigt for et dokumenteret og lovligt formål. Hvilken opbevaringsperiode der gælder, afhænger af, hvilken kandidatgruppe du tilhører:

• Historiske Teamtailor-kandidater: Dine oplysninger opbevares efter de samtykkevilkår og opbevaringsperioder, der oprindeligt gjaldt for dig. Overførslen til Talentplay starter ikke en ny opbevaringsperiode.
• Andre historiske GlobeSearch-kandidater: Dine oplysninger opbevares efter den opbevaringsperiode, der gjaldt for dit oprindelige retsgrundlag, og forlænges ikke af overførslen.
• Profiler, der alene er oprettet på baggrund af research: Hvis vi har oprettet en profil om dig ud fra professionelle oplysninger fra andre kilder, og du ikke har været i dialog med os, gælder særskilte og kortere opbevaringsregler end for andre kandidater. Disse profiler er ikke omfattet af femårsmodellen.
• Konkrete rekrutteringsopgaver: Relevant dokumentation kan opbevares, så længe det er nødvendigt for at gennemføre og dokumentere opgaven, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvor loven kræver det.

Du kan altid spørge os på gdpr@globesearch.dk, hvilken konkret opbevaringsperiode der gælder for dig.

Planlagt femårsmodel. Vi er ved at indføre en opbevaringsmodel for kandidater, der har en etableret og lovlig relation til GlobeSearch. Modellen er endnu ikke implementeret og verificeret i Talentplay og beskrives her som den tilsigtede fremgangsmåde, ikke som funktionalitet, der allerede er i drift. Indtil den er i drift, gælder opbevaringsperioderne ovenfor, og modellen forlænger dem ikke.

I den planlagte model opbevares oplysningerne i op til fem år fra det seneste relevante og dokumenterede kandidatsignal, hvor det er retligt relevant. Relevante signaler er reel dialog med dig, dit svar på en e-mail, en telefonsamtale, deltagelse i en rekrutteringsproces, opdateringer af din profil, som du selv foretager, eller et udtrykkeligt valg vedrørende GlobeSearchs adgang til dine oplysninger. Et login i Talentplay tæller kun, hvor det reelt dokumenterer en fortsat relation til GlobeSearch. Interne søgninger, åbning af dit CV, e-mails, du ikke besvarer, dataoverførsel og kontaktpræferencer, der blot står aktiveret som standard, tæller ikke og nulstiller ikke perioden.

Cirka 90 dage før femårsfristen får kandidatregistreringen den interne status "Skal kontaktes mhp. fortsat kontakt". Vi kan herefter kontakte dig, men kun via kommunikationskanaler, der er lovlige i dit tilfælde. Vi respekterer alle eksisterende fravalg, indsigelser og kontaktbegrænsninger. Er der ikke et kvalificerende signal ved den gældende frist, slettes GlobeSearchs kandidatregistrering, medmindre en konkret lovlig undtagelse er dokumenteret. Opfølgning eller en ubesvaret henvendelse forlænger ikke fristen, og der sker ingen automatisk fornyelse.

Din egen Talentplay-konto. Sletning af GlobeSearchs kandidatregistrering sletter ikke automatisk din selvstændige Talentplay-konto eller dit Master CV.

Fravalg af henvendelser. Hvis du har gjort indsigelse eller bedt os om ikke at kontakte dig, opbevarer vi kun den begrænsede registrering, der er nødvendig for at sikre, at vi respekterer din anmodning.

Du har ret til at anmode om indsigt i de persondata, vi har om dig, og til at få ukorrekte oplysninger rettet. Afhængigt af omstændighederne kan du også have ret til sletning, begrænsning af behandlingen eller dataportabilitet.

Ret til indsigelse (GDPR artikel 21). Hvor vi behandler dine persondata på grundlag af vores legitime interesser, har du ret til at gøre indsigelse af grunde, der vedrører din særlige situation. Vi skal så stoppe den pågældende behandling, ikke kun vores e-mails til dig, medmindre vi kan påvise tvingende legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Hvor retten til indsigelse gælder, gør vi dig udtrykkeligt opmærksom på den senest ved vores første henvendelse til dig, adskilt fra andre oplysninger.

Tilbagetrækning af samtykke. Hvor vi behandler dine persondata på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen. Når du trækker et samtykke tilbage, fortsætter vi ikke den samme behandling på grundlag af legitim interesse.

For at respektere en indsigelse eller tilbagetrækning opbevarer vi en begrænset spærreregistrering, så vi ikke kontakter dig eller behandler dine oplysninger igen til samme formål.

Du kan udøve dine rettigheder ved at skrive til gdpr@globesearch.dk.

Hvis du har givet GlobeSearch et gyldigt samtykke, herunder via vores tidligere system Teamtailor, gælder samtykket fortsat på sine oprindelige vilkår, formål og varighed.

• Overførslen af dine oplysninger til Talentplay ændrer ikke dit oprindelige retsgrundlag.
• Hvis du aktiverer en Talentplay-konto, erstattes dit samtykke ikke automatisk af legitim interesse.
• Et svar fra dig fornyer eller forlænger ikke automatisk et eksisterende samtykke.
• Nye formål kræver et passende retsgrundlag og, hvor det kræves, forudgående information eller et nyt aktivt valg fra dig.
• Tidligere indsigelser og tilbagetrækninger gælder fortsat.
• Vi bevarer din relevante historiske dokumentation, herunder samtykker, præferencer, indsigelser og tilbagetrækninger.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler dine persondata, eller ønsker at klage over, hvordan vi har håndteret en anmodning, bedes du kontakte os på gdpr@globesearch.dk.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk, eller til tilsynsmyndigheden i det EU/EØS-land, hvor du bor eller arbejder.